Enkele tips voor een geslaagde beursdeelname

Vakbeurzen kosten handen vol geld, je kan het dus maar best zo goed mogelijk voorbereiden en organiseren. Onze tips zorgen alvast voor een optimale voorbereiding.

Enkele tips voor een geslaagde beursdeelname

Enkele tips voor een geslaagde beursdeelname

Zelfs in digitale tijden is een vakbeurs een prima manier om je bedrijf bekend te maken en je expertise te tonen. Je vindt er klanten, demonstreert er nieuwigheden aan de buitenwereld en verkent nieuwe markten. Iets om maar beter goed aanpakken, toch? Enkele tips uit de praktijk om meer uit je beursdeelname te halen.

Vóór de beurs

1.      Duidelijkheid is altijd goed: stel 1 algemene coördinator aan die intern en extern alles in goede banen leidt.

2.      Voor beursdeelnames zijn toelages mogelijk. Bekijk of je kunt deelnemen via Flanders Investment & Trade en onderzoek de subsidiemogelijkheden. Zeker als je geïnteresseerd bent in een beurs buiten Europa.

3.      Reserveer één jaar van tevoren hotelkamers met gratis annulering. Bijvoorbeeld via booking.com. Boek er gerust te veel, zodat je genoeg marge hebt: de overtollige kamers annuleer je een week voor de beurs.

4.      Neem je tijd om een goede locatie te kiezen op de beurs. Neem een stand die aan een drukke route of gang ligt. Een stand naast of tegenover een toonaangevende firma (een publiekstrekker) scoort ook goed.

5.      Schrijf je klanten aan en nodig ze uit. Voorzie voldoende vrijkaarten of kortingsbonnen.

6.      Zorg dat je gemakkelijk te vinden bent in de beurscatalogus bij de relevante rubrieken. Zowel in de online als offline versie.

7.      Wordt de beurs gecombineerd met een conferentie? Bereid dan een presentatie over een relevant onderwerp voor. Denk aan je meest recente innovatie of een boeiende case.

8.      Schrijf je bedrijf in voor het innovatieparcours of de innovatieprijs. Zeker als je een nieuwigheid voorstelt op de beurs. Dit creërt gratis exposure.

9.      Laat de wereld weten dat je aanwezig bent op de beurs. Maak duidelijke vermelding van je standnummer en hal. Vermeld het in de e-mailhandtekeningen van alle werknemers, op je website, op alle offertes, facturen en advertenties. Vergeet ook de sociale media niet. Kondig de beurs en je deelname aan op LinkedIn en laat het delen en liken door alle werknemers.

10.  Bestel tijdig opvallende giveaways met jouw bedrijfsgegevens. Een tas, USB-stick, balpen, post-it-bundeltje: keuze zat. Leuke weggevertjes hoeven heus niet veel te kosten.

11.  Kies voor herbruikbare communicatiemiddelen. Je bespaart jezelf heel wat drukwerk met een poster, banner, brochures, flyers en giveaways die je op verschillende events kunt gebruiken.

Op de beurs

12.  Beter een kleine, maar mooie beursstand dan een grote oppervlakte met weinig inhoud. Kies een beursoppervlakte op maat van je bedrijf en op maat van je beschikbare aankleding.

13.  Voorzie een afsluitbare berging en laat 's avonds niets waardevols achter op de stand. Zelfs op een beurs met bewaking durven schermen en andere waardevolle items te verdwijnen.

14.  Wat doe je en wie is je doelgroep: je stand moet het in één oogopslag duidelijk maken voor elke voorbijganger. Ga niet voor vage omschrijvingen, maar val met de deur in huis.

15.  Neem tijdens de beurs een uitnodigende, positieve en verwelkomende houding aan. Verschuil je niet achter je laptop of smartphone, maar ga zelf in contact met bezoekers.

16.  Verzamel de gegevens van elke bezoeker. Organiseer desnoods een tombola aan het einde van iedere dag waarbij bezoekers een aantrekkelijke prijs kunnen winnen. En laat niemand vertrekken zonder dat je zijn of haar naam en e-mailadres kent.

17.  Organiseer een efficiënt registratiesysteem voor gelegde contacten. Een eenvoudig registratieblad (één per contact) waarop je het visitekaartje vastniet en duidelijk de vereiste actie en deadline schrijft, is vaak al voldoende.

18.  Maak een overzichtelijk en aantrekkelijk persmapje en leg voldoende exemplaren in de lounge voor de vakpers. Zorg zowel voor een papieren als elektronische versie. Let erop dat je aantrekkelijke foto's gebruikt in hoge resolutie, zodat de pers er meteen mee aan de slag kan.

19.  Leg brochures en flyers in je beursstand, niet aan de gangzijde. Zo verplicht je geïnteresseerden om binnen te stappen en kun je ze makkelijk aanspreken. Je vermijdt ook dat er te veel materiaal verloren gaat door toevallige bezoekers die enkel brochures verzamelen, maar geen potentiële klanten zijn.

Na de beurs

20.  Garandeer een adequate en tijdige opvolging van alle contacten. Begin door via een persoonlijk bericht iedere aanwezige te bedanken voor zijn bezoek. Dankzij je efficiënte registratie tijdens de beurs werk je erna eenvoudig alle contacten af.

Heb je nog bijkomende tips en zaken om mee rekening te houden? Deel jouw kennis en ervaring met ons via ons contactformulier.

Zoek je iemand om jouw bedrijf te vertegenwoordigen op een beurs of een handelsmissie? Wij staan ter jouwer beschikking!